1.文书档案如何整理与编目

文书档案整理与编目方法如下：

档案整理的基本方法有两种：

1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

二、文书材料的整理

文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。

（一）以案卷为单位整理

以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

1、分类

按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：

(1)分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。

(2)分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

(3)分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。

2、组合（卷）

组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

3、编目

(1)卷内文书材料排列

卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。

排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。

(2)编页号与盖档号章

卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。

整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

目录号：对每一本案卷目录的编号。

案卷号：对每一个案卷所的编号。

件号：对案卷中每一份文书材料的编号。

2.如果想整理公司的档案室,能给介绍几种分类整理方法吗

档 案 分 类 立 卷 办 法

一.总则

为了规范********公司的档案分类和整理工作，保持其方法的延续性，现根据《********公司档案分类大纲》要求，结合********公司实际，特制定本办法。

1.本办法适用于********公司的档案分类、整理、组织案卷、编目和排架管理，以及档案信息系统的分类管理。

2.********公司各级档案室保存的档案种类及其代字如下。

代 字

类目名称

代 字

类目名称

A

文书档案类

C 会计档案类

J

基本建设类

x

声像档案类

W 实物档案类

T

专题档案类

二.各类档案的分类立卷办法

（一） 文书档案的分类整理

1、归档原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。

2、归档整理程序

以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

“件”的含义：

2.1单份文件，一份文件为一件；

2.2各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；

2.3正本与定稿、正件与附件合为一件；

2.4文件处理单（表）与被处理文件合为一件；

2.5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。

3、分类

1）按年度分类---

2）按部门内容分类---

3）按保管期限逐级进行分类。

由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。

4、装订

4.1去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。在每页的右下角（背页的左下角）编页码。

各单位可自行尝试不同的装订方法，但所选的装订材料不能生锈，不能对纸张产生直接或间接的损害。

4.2凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制。

4.3在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响以后将该文件拆订、扫描）。

5、排列

先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

6、编号

6.1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章（格式见附图1），并填写有关栏目的内容。

6.2档号章的项目及填写内容：

类别号：文书档案的类别号为A。

期限：即保管期限，分两类，填写“长久”或“短期”。

年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。

机构：不分机构编档号的单位此栏可不填。

件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。

6.3在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

3.如何整理文书档案

用新方法整理文书档案 文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式.然而不管是何种方式，档案始终不能背离利用，整理，保护的原则， 种方式能取得更好的效果，就应该选择哪种方式来进行管理. 传统的文书立卷方法（即案卷级立卷方法）是建国以来延用前苏联的档案整理方法[1].建国之初，前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令，为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴.我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验，也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验.经过数代档案管理者理论与实践的结合，形成了案卷级立卷方法.在那个历史背景下，采用这种方法，使我们国家得以保护了大量的档案，这是值得肯定的，但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理，它在分类组卷， 整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐，复杂和效率低的缺点，给档案人员带来了相当大的困难，业务部门也难以掌握.为了更科学地管理好文书档案，国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则" （DA/T22-2000），中国科学院也于2006年4月下发了"文书档案建档规范"（ZKY/B002-4-2006），在这些规定中，明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律，以"件"为单位进行整理. 我所从2003年开始用新方法整理文书档案，下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程，与大家探讨交流一下. 文书档案经过立卷部门初步立卷后，于次年的六月前移交到综合档案室. 文书档案自实行 规则后，必须重新制定档号，我所档号构成如下： 档号=档案代号+年度+保管期限+（分类号+顺序号） 举例： 一，分类调卷 我所文书档案的分类方案是按问题分类，即综合管理类，综合统计类，规章制度类，党群纪检类，人事教育类，科研管理类，外事管理类，技条基建后勤管理类，安全保密类，公司管理类十大类，能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类，这样产生的后果是如果部门进行调整，工作性质有交叉后，不利于档案分类的连续性. 将兼职档案员所立案卷认真检查，按分类方案比对调整后，再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整. 二，装订 一般按一份文件为一件进行装订，批复和请示可装订为一件，若太厚也可分为两件，同样，正文和附件，正本与草稿，来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处，若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后，不必改动前面的档号. 在装订方式上，可用不锈钢订书钉装订，若过厚，才采用三针法线装. 三，加盖档号章，编页码 在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章，填写其中内容，内容包括全宗号，年度，室编件号，机构或问题（分类号），保管期限，馆编件号六项，这里着重是室编件号的填写，室编件号一定要从不同分类，不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号，比如永久保管综合管理类档案有10件，那么就从"001"编至 "010"，长期保管综合管理类有档案10件，那么又从"001"编至"010"，这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入，而不影响前后其它档案的档案号. 逐件从"1"编页码. 四，录入 将文件目录以"件"的方式录入计算机，以便查询. 五，档案盒 根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒，原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内，但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内，在盒脊处"机构（问题）"栏处相应地标明多个分类号. 六，备考表 将备考表填写好后放入每盒的最后页. 经过上述五个步骤，一年的文书档案就整理完毕了，显而易见，新方法整理档案有如下优点： 1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底，拟写50字以内的案卷标题，用线装订的时间，档案整理的效率提高了. 2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案，而不必因为利用一件而借出一卷，利于档案的保密. 3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底，而且可以多个分类档案放入同一卷盒中，这样充分利用了档案盒的空间，进而节约了档案室的保存空间，随着日后档案的增加，这一优势会更加明显. 4.容易调卷.分类错误或档案进馆时，档案存在调卷的问题，案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦，而且容易破坏档案，而调整件盒级组卷时，就只须改变一下排列件号，相对容易了许多. 5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询，更为快捷直观. 缺点：新方法要求将档号章直接盖在档案上，这个做法我认为有些不妥，值得探讨！ 参考文献： ⑴ 邢培华，孟宪霞.《试析我国的档案创新》， /ReadNews.asp NewsID=425 W2005・；永久-0201 顺序号，表示2005年度保管期限为永久的综合统计类的第1件 分类号，表示综合统计类 保管期限 2005年度 文书档案代号。

4.如何写整理档案的文书报告

2008年度文书档案整理报告

2008年文书档案根据文件的重要性程度，分为永久卷，长期卷，短期卷，共计35卷，其中永久8卷，长期10卷，短期17卷。

公司重大人事调整、股东会、董事会和经理办公会议记录，重大决议、经营方案、规划等列为永久卷范围；上级文件、年度总结、计划等列为长期卷；一般性会议通知、文件、汇报材料等列为短期卷。现已按永久卷，长期卷，短期卷初步整理分类，接下来去粗求精，分册装订，撰写目录等，预计7月20日前完成全部工作。

这次2008年度文书档案整理工作对我来说是第一次尝试，我将努力做好，同时这一工作得到了办公室张主任的大力支持和鼓励。但是，整理工作也遇到一些困难：如各部门交来的材料不全，文件缺损，希领导给予督促有关部门大力合作，帮助我完成公司2008年度文书档案整理工作。

5.公司档案应该怎样分类

根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别：

一般有以下几类：

一、文书档案：

(1)党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

(2)行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

(3)经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

(4)生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

(1)产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

(2)科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

(3)基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

(4)设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历。根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别：

一般有以下几类：

一、文书档案：

(1)党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

(2)行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

(3)经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

(4)生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

(1)产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

(2)科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

(3)基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

(4)设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

6.公司里的档案应该怎么归类

档案归类： ■★第一条 管理部门ؤ1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。

如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。

■★第二条 文件点收ؤ文件结案移送归档时，依如下原则点收：ؤ1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。

3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 ■★第三条 文件整理ؤ点收文件后，应依下列方式整理：ؤ1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

■★第四条 档案分类ؤ1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。

2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。

如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下ؤA1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。

D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 ■★第五条 档案名称及编号ؤ1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

■★第六条 档号编定ؤ1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。

■★第七条 归档与档案清理ؤ1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

ؤ ■★第八条 保存期限ؤ文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：ؤ1.永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及 股东会纪 录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权状及其他债权凭证；（8）工程设 计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核 定须保存10年的文书。

3.5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。

5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 ■★第九条 档卷清理ؤ1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。

每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

■★第十条 调卷程序ؤ1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管（科长以上）核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。

“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以。